Kleine und mittelständische Betriebe stellen das Rückgrat unserer Wirtschaft. Diese Unternehmen beschäftigen 70% der Arbeitskräfte, tätigen 50% der Investitionen in Deutschland und sind die Keimzelle für Innovationen und Erfindungen. Ganz ohne große Entwicklungsabteilungen, wie sie multinationale Unternehmen unterhalten, kommen eine Vielzahl von Patenten aus dem Mittestand. 

In vielen Branchen sehen sich diese Firmen einem übergroßen Wettbewerbsdruck von großen, international operierenden Konzernen ausgesetzt. Marktnischen, die bislang von kleinen Spezialanbietern bedient wurden, werden mehr und mehr von großen Mischbetrieben besetzt.

Bei gleicher Qualität der Produkte schaffen sie immer wieder eine sehr aggressive Verdrängung durch besseren Kundenservice und günstigeren Preise. Wie schaffen sie das? Einen Unternehmen mit mehreren Tausend oder gar Zehntausenden von Mitarbeitern effizienter und produktiver zu organisieren und führen? Genau das müsste doch gerade für eine kleinere Organisation um ein Vielfaches leichter zu bewerkstelligen sein.

Enterprise Applications

Es liegt wie vermutet an der Effizienz und Produktivität bei den Methoden und Prozessen. Der konsequente Einsatz von IT-Systemen in der Supply-Chain ist bei Betrachtung der Unterschiede zwischen Konzern und KMU ein deutliches Unterscheidungsmerkmal bei ansonsten gleichen Voraussetzungen.

Die effektive Bereitstellung, Verarbeitung und Bewertung von Information ist der Schlüssel zum Erfolg. Während in kleinen Organisationen immer noch zu viel in kleinteiligen Mikroinsellösungen verarbeitet wird und Entscheidungen aus dem Bauch, nach Gefühl getroffen werden, gehen wertvolle Ressourcen verloren, entstehen Reibungsverluste, die in Form von Kundenabwanderung und sinkenden Margen dem Unternehmen teuer zu stehen kommen.

Customer Relationship Management, Entreprise Resource Planing und Business Intelligence sind die Schlagworte, die für die Lösung des Dilemmas stehen.

Customer Relationship Management

Ein CRM-System kanalisiert, bewertet und automatisiert alle Prozesse im Unternehmen wo sie mit ihrem absolut wichtigsten Gut in Kontakt kommen: Ihren Kunden. Dabei werden nicht nur alle Prozesse abgedeckt, die dabei relevant sind, sondern auch alle Medienkanäle und das natürlich bidirektional. Zu jedem Zeitpunkt der Kommunikation können alle Informationen zugeordnet und abgerufen werden. Herkunft des Kunden, Umsatzvolumen, Historie, Auftragspipeline, Potential aber auch Servicevertragsdaten, Störungen und Reklamationsbearbeitung. Vieles was auch relativ kleinen Firmen abteilungsorganisiert bearbeitet wird, und wo vielfach der Kommunikationsfluss einzig durch den Flur oder die Teeküche stattfindet.

Die Rückschlüsse, die man als Unternehmer aus einem gut implementierten und konsequent angewandten CRM-System ziehen kann sind unschätzbar. Zielgruppenspezifische Marketingkampagnen kinderleicht planen und realisieren. Sie erhalten direkten, messbaren Feedback auf Ihre Marketingaktivitäten. Mängel bei Produkten und Kundendienst werden entdeckt und können sofort korrigiert werden. Die Bearbeitung von Kundenanfragen geschieht schneller, professioneller und sorgt für Kundenzufriedenheit und Kundenloyalität.

Entreprise Resource Planning Systeme (ERP)

Laut Definition ist die Aufgabe eines ERP-Systems betriebsinternen Ressourcen, Kapital, Betriebsmittel und Personal, möglichst effizient für die Arbeitsabläufe einzusetzen und die Geschäftsprozess zu optimieren. Typischerweise haben ERP-Systeme Module für einzelne Teilbereiche, die optional ab- oder zugewählt werden können.

• Einkauf

• Lagerwirtschaft

• Produktion

• Rechnungswesen

• Finanzbuchhaltung

• Controlling

• Personalwirtschaft

Es existieren Branchenlösungen, wo Teilbereiche auf die spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind und Lösungen für KMU mit eingeschränkten Funktionsumfang. Genau da liegt der Haken. Der Vorteil eines ERP-Systems ist direkt proportional zum Grad der Abdeckung aller Prozesse in der Supply-Chain. Und das ist es auch wieder, was große Unternehmen konsequent umsetzen und den Return-On-Invest ziehen, die der Mttelständler nicht erreicht, obwohl er nur einen Bruchteil der Investition getätigt hat. Der Nutzen liegt im Vernetzen und Bilanzieren aller Ressourcenströme. Wenn eben nur das Modul Rechnungswesen und Stammdatenverwaltung genutzt wird hat man nicht mehr als ein überdimensioniertes Serienbriefgenerator mit Mehrwertsteuerkalkulation. Selbst ein kleiner Invest von wenigen Tausend Euro wird so nur mühsam amortisiert. Komplexe Lösungen mit vollständigem Funktionsumfang liegen jedoch in den Kosten für Anschaffung und Unterhalt so hoch, dass sich bemessen am Umsatz eines kleineren Unternehmens kein positiver ROI erreichen lässt. Meisten liegt die Anschaffung schlicht und einfach jenseits der finanziellen Möglichkeiten.

Wenn es da nicht die Alternative einer OpenSource ERP-Lösung gäbe, bliebe dieses wertvolle Instrument dem Mittelständer verschlossen. → Openbravo

Business Intelligence BI

Als Unternehmer muss man Entscheidungen treffen. Viele vertrauen auf ihren Bauch, diejenigen, die weniger mutig sind treffen ihre Entscheidungen auf Basis von Zahlen. Die zweite Herangehensweise birgt weniger Gefahr und bringt fast immer die besseren Ergebnisse. Die Beurteilung von Produkten, Deckungsbeiträgen, Liquidität, Kunden und Prozessen lässt sich im Allgemeinen sehr gut messen. Das Sammeln, Verarbeiten, Bewertung und Darstellung übernehmen BI-Tools. Diese verfügen meist über ein ETL Modul. ETL steht für Extract – Transform – Load, eine OLAP, Online Analytical Processing Engine und einen Report Generator, der für grafische Aufbereitung und Darstellung sorgt. Pentaho ist modular aufgebaut und kombiniert technisch ausgereifte Einzelkomponenten zu einem Leistungsstarken BI-Tool.

Aus jeder beliebigen Datenquelle können Zahlen extrahiert werden und im OLAP zu Cubes verdichtet und n-dimensionale Views angelegt werden. Die Ergebnisse werden in Form von Dashboards oder Drill-Down-Reports aufbereitet. Der gesamte Prozess läuft vollautomatisch und die Berichte werden Online bereitgestellt oder in definierten Intervallen an die Empfänger versendet. Sogar Versionen für Smartphones sind möglich.